Suivant la grandeur de la manifestation, le mandataire de la Section pour les services sanitaires rencontrera l'organisateur, visitera le site, s'informera sur les activités et s'assurera d'une infrastructure conforme et des réservations faites.

Idéalement, le poste samaritain doit comprendre :

• Un accès routier direct
• Un local au rez-de-chaussée, assez grand pour contenir
• places de soins, couchettes
• table(s) et chaises
• éclairage, chauffage, aération
• lavabo et WC
  

En fonction de la grandeur de la manifestation et des risques, la Section de Samaritains décide, en collaboration avec l'organisateur, du personnel à engager :

• sur un poste, les samaritains travaillent au minimum à deux
• suivant le site à couvrir, les samaritains forment des patrouilles de deux
• afin de minimiser les risques de fatigue, une relève devrait être prévue toutes les 4 heures environ
  

Sauf arrangement spécial, il est généralement facturé à l'organisateur :

• Une taxe de base (ouverture du dossier, reconnaissance)
• Des indemnités horaires par Samaritain
• Les fournitures utilisées ou un forfait pour le matériel
• Les repas et boissons, sauf s'ils sont fournis par l'organisateur.